Busy gjør det enkelt for deg – også når du skal fakturere kunder! Ved bruk av ordrefunksjonaliteten vår kan du klargjøre en ordre på bare 15 sekunder!

For å kunne benytte deg av ordre må du være på Pro- eller Max-planen vår. Når dette er på plass kan ordre aktiveres fra «Innstillinger» -> «Generelt».
​

Ordre er nå aktivert og du vil få opp et eget menypunkt i hovedlinjen som heter «Ordre».
​

Her kan du justere noen generelle innstillinger:
1. Startdato for ordre: Timer før startdatoen vil ikke dukke opp i ordremodulen i Busy.

2. Distribusjonsmetode: Velg om ordren skal opprettes i Busy eller i en ekstern integrasjon (dersom dere er integrert med et eksternt system).

3. Inkluder ikke-godkjente oppføringer: Velg om timeføringer som ikke er godkjente skal være med i ordre. På generelt basis anbefaler vi at denne står AV, slik at kun godkjente timeføringer ligger i ordremodulen.
4. Inkluder ikke-godkjente kostnader: Velg om kostnader som ikke er godkjente skal være med i ordre. På generelt basis anbefaler vi at denne står AV, slik at kun godkjente kostnader ligger i ordremodulen.
5. Produkt for fastpris: Velg et produkt som kobles til ordrelinjen når man bruker fastpris.
6. Standard fakturatekst: Her kan du skrive inn en standard fakturatekst som vil være med på alle prosjekter.
7. Standard gruppering for ordrelinjer: Her kan du velge om ordrelinjene skal grupperes etter arbeidstype eller ikke ha noen gruppering. Er oppgaver aktivert i arbeidsområdet vil du også ha et valg om å gruppere etter opgaver på oppgavestyrte prosjekter.
​

Videre blir du sendt til en oversikt over fakturerbare prosjekter, der vi viser antall ufakturerte oppføringer, ufakturert beløp og dato for sist ordre for hvert prosjekt. Man kan enkelt lage et nytt ordreutkast ved å trykke på «Ny ordre» for et gitt prosjekt.

Du blir nå sendt til siden for en ordre. Her vil du få muligheten til å sette sammen ordren ved å velge hvilke oppføringer som skal inkluderes. I utgangspunktet vises kun godkjente oppføringer, men dette kan enkelt endres ved å velge «Gå til ordreinnstillinger», for å deretter aktivere «Inkluder ikke-godkjente oppføringer». Når oppføringene du ønsker å inkludere i grunnlaget er valg, trykker du på «Oppdater ordregrunnlag».

Når ordren er klar for fakturering er det bare å trykke «Ferdig». Timegrunnlaget vil da som standard bli låst og godkjent (om ikke allerede gjort), og ordren blir markert som ferdigstilt i Busy. Vi støtter en rekke arbeidsflyter, og vi anbefaler alle å sette seg inn i de vanligste, som beskrevet til slutt i denne artikkelen.

Du finner ferdigstilte ordre under «Ordre» 👉🏻 «Ordreliste».

Ordrefunksjonaliteten kan tilpasses forskjellige arbeidsflyter. Her går vi gjennom de vanligste arbeidsflytene: hvordan de fungerer, hvem de passer for og hvordan man setter de opp.

Her vil oppføringer godkjennes og låses (om ikke allerede gjort), og det blir opprettet en ordre i Busy. Denne arbeidsflyten passer bra for deg som ikke bruker Busy sammen med 24SevenOffice, og gir deg oversikt over hva som er fakturert og ikke. Ordrelinjene i en ferdigstilt ordre kan brukes som grunnlag for å opprette faktura i et annet system.

Denne arbeidsflyten velges automatisk når ordre blir aktivert, men kan også velges senere ved å sette distribusjonsmetode til «Kun i Busy» i ordreinnstillinger.

Her vil oppføringer godkjennes og låses (om ikke allerede gjort) og det blir opprettet en ordre i Busy, som også blir opprettet i 24SevenOffice. Om du bruker 24SevenOffice sammen med Busy er det denne arbeidsflyten vi anbefaler. Ordren vil dukke opp ferdig utfylt i 24SevenOffice, klar til fakturering!

Denne arbeidsflyten velges ved å sette distribusjonsmetode til «Opprett i 24SevenOffice» i ordreinnstillinger.

Denne arbeidsflyten er tilpasset de som bruker 24SevenOffice og vil behandle timegrunnlaget i 24SevenOffice. Her vil oppføringer godkjennes og låses (om ikke allerede gjort), og det blir opprettet en ordre i Busy. Timegrunnlaget fra ordren vil så bli overført automatisk til 24SevenOffice.

Denne arbeidsflyten velges ved å først sette distribusjonsmetode til «Kun i Busy» i ordreinnstillinger, og så sette timeoverføring til «Overfør etter ferdigstilling av ordre» i 24SevenOffice-instillingene i Busy.

Om ingen av de vanligste arbeidsflytene passer, er det også mulig å lage en egen variant. Dette gjøres ved å velge andre kombinasjoner av distribusjonsmetode i ordreinnstillinger og timeoverføring i 24SevenOffice-instillingene i Busy.