Godkjenning av tid er viktig for to hovedtilfeller:

  1. Du ønsker et riktig fakturagrunnlag når du skal fakturere kunder.
  2. Tid på jobb, ferie og fravær må godkjennes av en leder for å legge riktig grunnlag i timebanken.

Derfor har Busy delt opp sin godkjenning i to visninger. En prosjekt-godkjenning, typisk for deg som skal fakturere tiden, og gjøres ofte av den operative prosjektlederen, og en periode-godkjenning, typisk for deg som skal bruke tiden som grunnlag i timebanken.

Periodevis godkjenning

Periode-godkjenningen finner du under rapporter, og er den godkjenningen som blir mest brukt i hverdagen. I Busy anbefaler vi alle selskaper å ha en godkjenningsprosess en gang i uken, gjerne mandag morgen, der en avdelingsleder eller andre med personalansvar går gjennom de ansattes timeliste for den forrige uken, og godkjenner og låser perioden, slik at timegrunnlaget ikke vil kunne endres i ettertid.

Sett startdato for godkjenning
Start gjerne med å sette en dato for oppstart av godkjenning, dette er spesielt nyttig dersom dere har ført timer i Busy tidligere uten å bruke godkjenning.

Deretter er det på tide å godkjenne uken til en av de ansatte. Merk her at personer med rettighetsnivået avdelingsleder vil kunne se de ansatte på sitt team, en administrator vil kunne se alle ansatte, og en vanlig ansatt vil se sine egne godkjente uker. Gå til «Rapporter» → «Godkjenning» for å komme til periode-godkjenningen.

Godkjenn den ansattes uke

Start godkjenningen av en ny uke ved å trykke på ukenummeret du ønsker å godkjenne til høyre i tabellen. Da vil du bli sendt til godkjenningssiden for den person for gitt uke.

Øverst på siden finner du nøkkeltall for uken. Det inkluderer blant annet fakturerbar tid med faktureringsgrad, kapasitet for perioden inkludert eventuelle helligdager, i tillegg til hvor mye mertid som vil bli generert i timebanken (her 20t og 30m).

Hver dag inneholder et sammendrag av total tid, fakturerbar tid, beløp og eventuelt hva som går inn som mertid i timebanken per dag. Velg timene du ønsker å godkjenne, som oftest alle timene ved å trykke øverst til venstre. Deretter trykk «Godkjenn og lås uken» for å godkjenne hele uken, samt låse slik at ikke mer tid kan føres frem til slutten av denne uken. Du kan også trykke «Godkjenn» for å godkjenne kun de markerte timene, da vil disse også låses.

Merk: Dersom det er feilføring i tabellen kan du trykke på timen for å gjøre endringer direkte i tabellen!

Se godkjent tid på tidslinjen

En godkjent uke vil da vises på tidslinjen ved at ukenummeret oppe til vesntre vil ha et godkjenningsikon. Det betyr at man ikke lenger kan gjøre endringer i perioden.

Når alle ukene er godkjent blir du sendt tilbake til listen for godkjenning. Da kan du trykke deg inn på en enkeltperson for å se ukene som er godkjent, samt låse opp perioder.

Lås opp uker

Er det noe som må rettes opp i ettertid kan du låse opp perioden igjen ved å trykke deg inn på personen, deretter bla til den uken du ønsker å låse opp til.

Da kan du velge å enten kun låse opp perioden, men beholde alle timene som låst, eller låse opp både timene og perioden, da kan man både endre og oppdatere alle timene i perioden. Merk også at uker i Busy godkjennes i kronologisk rekkefølge, og man må derfor også låse opp tidligere uker dersom man ønsker å låse opp til et tidspunkt lenger tilbake i tid. Da må alle uker godkjennes igjen.

Prosjektgodkjenning

Godkjenning på prosjektbasis brukes gjerne før man skal fakturere ut tiden. Her kan man også godkjenne oppføringer fremover i tid, og denne brukes derfor ofte til feriegodkjenning. Du finner prosjektgodkjenningen ved å trykke på tab'en «Prosjekt» til høyre under godkjenningsfanen. Her vil alle prosjektledere og administrator for tilgang til sine prosjekter.

Velg filtre som prosjekter, arbeidstyper og ansatte. Deretter kan du velge periode, og til slutt godkjenn prosjektet ved å markere de i listen. Ønsker du å godkjenne enkelttimer, samt se hvilke timer du skal godkjenne kan du trykke på navnet til ett av prosjektene i listen.

Fant du svaret?