Merk: Oppgaver er i Beta, og de må derfor aktiveres under selskapets generelle innstillinger.

Oppgaver kan løse mange ulike brukstilfeller i Busy, ved at det gir ditt selskap en ny dimensjon å registrere tid på. En oppgave kan kobles til en standard arbeidstype, eller du kan velge å registrere tid på både arbeidstype og oppgave.

Ønsker du å dele opp prosjekter i faser kan dette også gjøres gjennom oppgaver, der du oppretter en oppgave per fase, og lar de ansatte både velge fase og arbeidstype når de registrerer timer.

Sett prosjektet som oppgavestyrt

Dersom du oppretter ett nytt prosjekt kan du krysse av for Før tid på oppgaver.

Om du ønsker å endre ett eksisterende prosjekt kan du velge oppgaver nederst til venstre på innstillingene til ett prosjekt.

Velg innstillinger for oppgavene

Pass på at arbeidstypene du ønsker å kunne bruke er lagt til på prosjektet, og velg deretter om den ansatte kan overstyre arbeidstypen på en oppgave under timeføringen, og sett hva som skal være standard arbeidstype på nye oppgaver.

Opprett, endre og slett oppgaver

Du får nå tilgang til en ny side som heter "Oppgaver" oppe til høyre. Trykk den grønne knappen for å opprette en ny oppgave. Opprett underoppgave ved å trykke "Ny underoppgave", og trykk på oppgaven i raden for å endre eller arkivere oppgaven.

Merk: Du kan også bruke 24SevenOffice til oppgavestyring, for så å registrere tid på oppgaven i Busy. Les mer her: https://support.busy.no/nb/articles/4542651-registrer-tid-pa-oppgaver-fra-24sevenoffice.

Registrer tid på oppgaver

Når oppgavene er opprettet og deltagere lagt til kan dere nå registrere tid på oppgavene. Dette kan gjøres både fra mobil og nettleser.

Velg oppgave, og har du åpnet for at ansatte kan overskrive arbeidstype vil også denne dukke opp når man registrerer en time. Du vil også få informasjon om hvor mye tid som er ført totalt på oppgaven, samt hva den estimerte tidsbruken er.

Er oppgaven utført kan du sette den som fullført ved å markere Sett som ferdig. Har du koblet til 24SevenOffice vil oppgaven også bli oppdatert der.

Når en oppgave er markert som ferdig dukker den ikke lenger opp i listen over mulige oppgaver.

Se rapporter på tidsbruk

For å se tidsbruk på oppgaver kan du gå til «Rapporter» → «Rapporter» og bytte visning til «Prosjekter / Oppgaver». Da vil du kunne ekspandere linjene for å se oppgavene ført per prosjekt. Du kan også bytte øverste lag til brukere, slik at du kan se hvem som har jobbet på de ulike oppgavene.

Ofte spurte spørsmål

  • Oppgavene mine dukker ikke opp når jeg skal føre tid på prosjektet.

For at oppgavene skal dukke opp må følgende være satt riktig.

  1. Brukeren må være lagt til på prosjektet eller prosjektet må være åpent.
  2. Brukeren må være lagt til på oppgavene personen skal kunne føre tid på eller prosjektet må være åpent.

  • Arbeidstypen jeg skal sette på oppgaven finnes ikke i listen over arbeidstyper på oppgavesiden.

Pass på at arbeidstypen er lagt til på prosjektet først.

  • Medlemmene jeg skal legge til på oppgaven finnes ikke i listen over medlemmer på oppgavesiden.

Bare brukere som enten er lagt til som deltagere på prosjektet, eller alle brukere dersom prosjektet er åpent vil vises i denne listen. Gjør derfor enten prosjektet til åpent eller legg til brukerne som skal kunne føre tid på prosjektet.

  • Er det noen konsekvenser ved å skru på oppgave-funksjonalitet på eksisterende prosjekter?

Aktiverer du oppgaver under generelle innstillinger vil du få tilgang til en ekstra oppgavekolonne i rapportene, samt mulighet for å aktivere oppgaver per prosjekt. Dette vil gjemmes igjen hvis du deaktiverer oppgaver i innstillingene igjen.

Skrur du derimot på oppgavekobling mot 24SevenOffice vil dette overstyre oppgavespesifikke innstillinger på alle prosjektene, så der burde du være forsiktig. Da vil 24SevenOffice sine oppgaveinnstillinger bestemme innstillingene i Busy.

Fant du svaret?