Velg lønnsystem

Start med å aktivere lønn og sette opp slik du ønsker beskrevet i denne artikkelen. Deretter velger du ett av lønnsystemene Busy støtter under «Koble ditt lønnsystem». Støtter vi ikke ditt lønnsystem enda så ta gjerne kontakt, vi implementerer kontinuerlig flere nye lønnsystemer. Trykk deretter «Kom i gang».

Lag en ny lønnseksport

Trykk først på «Ny lønnseksport», da blir du sendt til veilederen for lønnseksport. Først velger du periode, typisk forrige måned. Kun timer ført innenfor denne perioden vil bli inkludert i lønnseksporten. Timer som har vært med i en tidligere lønnseksport vil heller ikke bli inkludert, selv om de er i riktig periode. Trykk «Neste» etter du har valgt periode.

Se over lønnsgrunnlag og sett ansattnummer

Deretter får du oversikt over lønnsgrunnlaget som skal eksporteres. Her vil all lønnsdata knyttet til godkjente timer som ikke er med i en tidligere lønnseksport bli inkludert. Dette innebærer:

  1. Timer en person har ført knyttet til en arbeidstype for «Arbeidstid», gitt at personen er knyttet til en standard lønnsart.

  2. Timer en person har ført knyttet til en arbeidstype for fravær, gitt at arbeidstypen er koblet til en lønnsart.

  3. Tillegg som er lagt til på timen når personen har ført tid.

Ønsker du å lære mer om dette oppsettet kan du lese vår artikkel om oppsett for lønnseksport.

Før du kan trykke neste må du også legge inn ansattnummer (det samme som i lønnsystemet). Det gjøres bare en gang, og lagres til neste gang du eksporterer lønnsfil. Legger du ikke inn ansattnummer vil ikke personen bli inkludert i eksporten.

Merk: Er det timer som ikke dukker opp i tabellen kan du sjekke to ting:

  1. Er timen godkjent?

  2. Er timen med på en tidligere lønnseksport?

Inkluder utbetalinger

Som et valgfritt alternativ kan dere også inkludere utbetalinger som er gjort i Busy i lønnseksporten. Det er bra for å sikre seg at utbetalingene gjort i Busy reflekterer det som faktisk er blitt utbetalt i lønnsystemet.

For å inkludere utbetalingene i eksportfilen må du velge en lønnsart som utbetalingen skal kategoriseres som. En positiv utbetaling vil kobles til «Lønnsart for utbetaling», mens en negativ utbetaling vil kobles til «Lønnsart for lønnstrekk». I tabellen til høyre kan du se utbetalingene som er gjort i perioden, og er de som vil inkluderes i eksportfilen.

Sammendrag og eksport

På siste side vil du se ett sammendrag av hva som vil eksporteres. Bruker du ett lønnsystem som krever organisasjonsnummer for å eksportere filen må dette også fylles ut her. Trykk «Eksporter lønnsfil», og lønnsfilen i formatet til ditt lønnsystem vil bli lastet ned, og du kan nå laste opp filen i ditt lønnsystem.

Trenger du å laste ned filen igjen, eller ønsker å slette lønnseksporten slik at timene kan eksporteres igjen? Da kan du trykke på de tre prikkene i tabellen over tidligere eksporter.

Fant du svaret?