Velg lønnsystem

Start med å aktivere lønn og sette opp slik du ønsker, beskrevet i denne artikkelen. Deretter velger du ett av lønnsystemene Busy støtter under «Innstillinger» (1) → «Generelt» → «Lønnssystem» (3). Trykk på nedtrekksmenyen og velg ditt lønnssystem. Dersom vi ikke støtter ditt lønnsystem enda kan du gjerne ta kontakt – vi implementerer kontinuerlig flere nye lønnsystemer.

Ny lønnsgodkjenning

Når du har koblet til ditt lønnssystem er du klar for å gå gjennom din første lønnsgodkjenning. Trykk på «Timebank» → «Lønn» → «Ny lønnsgodkjenning».



Ved å trykke på «Ny lønnsgodkjenning» blir du sendt til veilederen for lønnsgodkjenning, som består av 4 steg.


1. Velg oppsett:

Først velger du periode, for eksempel forrige måned. Kun timer ført innenfor denne perioden vil bli inkludert i lønnseksporten. Timer som har vært med i en tidligere lønnseksport vil heller ikke bli inkludert, selv om de er i riktig periode. Trykk «Neste» etter at du har valgt periode.


2. Lønnsgrunnlag:

Deretter får du oversikt over lønnsgrunnlaget som skal være med i lønnsgodkjenningen. Her vil all lønnsdata knyttet til godkjente timer som ikke er med i en tidligere lønnsgodkjenning bli inkludert. Dette innebærer:

  1. Timer en person har ført knyttet til en arbeidstype for «Arbeidstid», gitt at personen er knyttet til en standard lønnsart.

  2. Timer en person har ført knyttet til en arbeidstype for fravær, gitt at arbeidstypen er koblet til en lønnsart.

  3. Tillegg som er lagt til på timen når personen har ført tid.

Ønsker du å lære mer om dette oppsettet kan du lese vår artikkel om oppsett for lønnsgodkjenning.

Før du kan trykke neste må du også legge inn ansattnummer (det samme som i lønnsystemet). Det gjøres bare en gang, og lagres til neste gang du kjører en lønnsgodkjenning. Legger du ikke inn ansattnummer vil ikke personen bli inkludert i lønnsgodkjenningen.

Merk: Er det timer som ikke dukker opp i tabellen kan du sjekke to ting:

  1. Er timen godkjent?

  2. Er timen med på en tidligere lønnseksport?

3. Timesaldo og utbetalinger

Som et valgfritt alternativ kan dere også inkludere utbetalinger som er gjort i Busy i lønnseksporten. Det er bra for å sikre seg at utbetalingene gjort i Busy reflekterer det som faktisk er blitt utbetalt i lønnsystemet.

For å inkludere utbetalingene i lønnsgodkjenningen må du velge en lønnsart som utbetalingen skal kategoriseres som. En positiv utbetaling vil kobles til «Lønnsart for utbetaling», mens en negativ utbetaling vil kobles til «Lønnsart for lønnstrekk». I tabellen til høyre kan du se utbetalingene som er gjort i perioden, og dermed utbetalingene som vil inkluderes i lønnsgodkjenningen.

4. Sammendrag og eksport

På siste side vil du se ett sammendrag av hva som vil bli med i lønnsfilen. Bruker du et lønnsystem som krever organisasjonsnummer for å eksportere filen må dette også fylles ut her. Trykk «Ferdigstill og last ned lønnsfil», og lønnsfilen vil bli lastet ned i formatet til ditt lønnsystem. Du kan nå laste opp filen i ditt lønnsystem.

Trenger du å laste ned filen igjen, eller ønsker å slette lønnsgodkjenningen slik at timene kan eksporteres igjen? Da kan du trykke på de tre prikkene i tabellen over tidligere eksporter.

Fant du svaret?