Lær deg å finne frem i planleggeren, planlegge tid på prosjekter, endre/slette timer og registrere ferie ved å bruke planleggeren i Busy.
Merk: Planleggeren kobles opp mot angitt kapasitet og arbeidstyper i timebanken. Vi anbefaler derfor alle å aktivere timebanken før bruk av planleggeren. Hvordan timebanken settes opp kan du lese om i vår hjelpeartikkel på temaet.
Video: Slik bruker du planleggeren
Lær deg å finne fram
Under ser vi et bilde av planleggeren. Der ser du noen viktige steder å merke seg.
-
Velg om du ønsker å planlegge på personer eller direkte på prosjekter.
-
Klikk her for å få opp visningsinnstillinger. Her kan du for eksempel velge om du ønsker å se registrert eller tilgjengelig tid, eller om du ønsker daglig eller ukentlig gruppering.
-
Her kan du velge hvilke personer du ønsker å se i planleggeren. Om du har opprettet grupper kan du for eksempel velge å kun se en spesifikk gruppe.
-
Du navigerer fram og tilbake i tid ved å trykke på pilene øverst til høyre. Du kan også bruke styreplaten til å bla fram og tilbake.
-
Trykk på linjen til en ansatt (evt. et prosjekt) for å ekspandere og se hvilke prosjekter personen er registrert på (eller hvilke personer som er registrert på prosjektet i prosjektvisningen). Du kan utvide radene på alle personene ved å klikke på «Utvid alle rader» nederst på siden.
Visningsinnstillinger
I avsnittet under vil vi gå igjennom hver av visningsinnstillingene i planleggeren og hva de betyr.
Registrert og tilgjengelig tid
- Registrert tid er i hovedsak til for timekontroll. Her får du oversikt over minustid (gul farge) og mertid (blå farge). Grønn farge betyr at det er registrert tid tilsvarende kapasitet.
- Tilgjengelig tid brukes for å se når de ansatte har ledig tid, markert med grønn og gul farge. Rød farge betyr at den ansatte ikke har ledig kapasitet denne dagen.
Gruppering
-
Daglig gruppering viser hver enkelt dag og kapasitet for seg, slik bildet (1) henviser til.
Ukentlig gruppering slår sammen alle dagene i en uke til et element, og viser prosent av hvor mye kapasitet som er brukt ukentlig (2).
Resterende visningsinnstillinger
-
Vis timer fra kalenderen: Hvis denne innstillingen er på vil timer fra kalenderintegrasjonen vises i planleggeren.
-
Vis arbeidstype: Viser navnet til den mest brukte arbeidstypen i hver rute. Kan skrus av om man kun ønsker timeantall/prosent.
-
Vis ikon for beskrivelse: Viser et ikon for beskrivelse når det er lagt til beskrivelse på dager/timer.
-
Automatisk skalering: Hvis automatisk skalering er skrudd på vil Busy automatisk utvide bredden til planleggeren for å vise mer informasjon i rader som er åpnet.
-
Slå sammen prosjektrader: Grupperer prosjektradene per dag der det er mulig.
Slik planlegger du tid
I planleggeren kan du legge inn tid på to måter: Enten ved å klikke på «ny serie» oppe til venstre, eller med dra og slipp-funksjon i oversikten.
Dra og slipp-funksjonen fungerer slik at du blar til ønsket person og dag. Registrer så tiden ved å klikke på en startdag og dra til ønsket sluttdag. Du kan også markere flere personer ved å dra musepekeren oppover eller nedover så langt du ønsker. Når du slipper vil du få opp et vindu for oppretting av timer.
Alternativt velger du ønskede personer og dager i vinduet etter du har klikket på «Ny serie».
I vinduet for oppretting velger du ønsket varighet for serien. Som standard vil «100% av kapasitet» bli valgt, noe som betyr at Busy vil fylle ut all arbeidstiden som er satt opp under oppsettet av timebanken. Dette kan du overstyre ved å selv legge inn hvor mange timer du ønsker skal bli registrert, for eksempel én time hver dag i perioden.
Ønsker du å endre brukere, periode, prosjekter, arbeidstype eller beskrivelse kan dette også gjøres før du trykker på «Lagre».
Slik kan du gjøre endringer eller slette eksisterende timer
Endringer/sletting på en enkelt dag
For å gjøre endringer på oppføringene for en enkelt dag kan du klikke på den spesifikke dagen. Du vil da få opp et vindu som vist under.
-
Endre: Trykk på blyant-ikonet for å gjøre endringer på oppføringene.
-
Slette: Trykk på søppel-ikonet for å slette oppføringen.
Endringer/sletting av flere dager
Du kan markere flere dager ved å huke av i boksen øverst i høyre hjørne på dagene.
Når dette er gjort vil du få opp et alternativ øverst til venstre som heter «Endre X oppføringer». Klikker du på denne får du opp et nytt vindu.
- Endre: Fjern eventuelle oppføringer du ikke ønsker å endre ved å fjerne avhukingen til venstre. Til høyre kan du justere prosjekt, arbeidstype, varighet og mer.
- Slette: Helt nede til høyre i vinduet ser du tre prikker. Ved å klikke her kan du velge «Slett markerte oppføringer».
Registrere ferie med planleggeren
Merk: For å registrere ferie behøves det en arbeidstype knyttet til ferie. Dette settes opp i timebanken. En detaljert beskrivelse av hvordan du setter opp ferie får du i vår hjelpeartikkel «Ferieberegning og oppsett av ferie i Busy».
Planleggeren er perfekt for å registrere ferie med få tastetrykk, og gjøres på samme måte som du registrerer tid: Klikk på ønsket startdag og dra til ønsket sluttdag.
I vinduet som nå kommer opp velger du prosjektet for interntid og arbeidstypen for ferie.
Når du er ferdig klikker du «Lagre», og ferien vil dukke opp på tidslinjen.
