Merk: Planleggeren kobles opp mot angitt kapasitet og arbeidstyper i timebanken. Vi anbefaler derfor alle å aktivere timebanken før bruk av planleggeren. Hvordan timebanken settes opp kan du lese om i vår hjelpeartikkel på temaet.
Video: Slik bruker du planleggeren
Lær deg å finne fram
Under ser vi et bilde av planleggeren. Der ser du noen viktige steder å merke seg.
Velg om du ønsker å planlegge på personer eller direkte på prosjekter.
Klikk her for å få opp visningsinnstillinger. Her kan du for eksempel velge om du ønsker å se registrert eller tilgjengelig tid, eller om du ønsker daglig eller ukentlig gruppering.
Her kan du velge hvilke personer du ønsker å se i planleggeren. Om du har opprettet grupper kan du for eksempel velge å kun se en spesifikk gruppe.
Du navigerer fram og tilbake i tid ved å trykke på pilene øverst til høyre. Du kan også bruke styreplaten til å bla fram og tilbake.
Trykk på linjen til en ansatt (evt. et prosjekt) for å ekspandere og se hvilke prosjekter personen er registrert på (eller hvilke personer som er registrert på prosjektet i prosjektvisningen). Du kan utvide radene på alle personene ved å klikke på «Utvid alle rader» nederst på siden.
Visningsinnstillinger
I avsnittet under vil vi gå igjennom hver av visningsinnstillingene i planleggeren og hva de betyr.
Registrert og tilgjengelig tid
Registrert tid er i hovedsak til for timekontroll. Her får du oversikt over minustid (gul farge) og mertid (blå farge). Grønn farge betyr at det er registrert tid tilsvarende kapasitet.
Tilgjengelig tid brukes for å se når de ansatte har ledig tid, markert med grønn og gul farge. Rød farge betyr at den ansatte ikke har ledig kapasitet denne dagen.
Gruppering
Daglig gruppering viser hver enkelt dag og kapasitet for seg, slik bildet (1) henviser til.
Ukentlig gruppering slår sammen alle dagene i en uke til et element, og viser prosent av hvor mye kapasitet som er brukt ukentlig (2).
Resterende visningsinnstillinger
Vis timer fra kalenderen: Hvis denne innstillingen er på vil timer fra kalenderintegrasjonen vises i planleggeren.
Vis arbeidstype: Viser navnet til den mest brukte arbeidstypen i hver rute. Kan skrus av om man kun ønsker timeantall/prosent.
Vis ikon for beskrivelse: Viser et ikon for beskrivelse når det er lagt til beskrivelse på dager/timer.
Automatisk skalering: Hvis automatisk skalering er skrudd på vil Busy automatisk utvide bredden til planleggeren for å vise mer informasjon i rader som er åpnet.
Slå sammen prosjektrader: Grupperer prosjektradene per dag der det er mulig.
Slik planlegger du tid
I planleggeren kan du legge inn tid på to måter: Enten ved å klikke på «ny serie» oppe til venstre, eller med dra og slipp-funksjon i oversikten.
Dra og slipp-funksjonen fungerer slik at du blar til ønsket person og dag. Registrer så tiden ved å klikke på en startdag og dra til ønsket sluttdag. Du kan også markere flere personer ved å dra musepekeren oppover eller nedover så langt du ønsker. Når du slipper vil du få opp et vindu for oppretting av timer.
Alternativt velger du ønskede personer og dager i vinduet etter du har klikket på «Ny serie».
I vinduet for oppretting velger du ønsket varighet for serien. Som standard vil «100% av kapasitet» bli valgt, noe som betyr at Busy vil fylle ut all arbeidstiden som er satt opp under oppsettet av timebanken. Dette kan du overstyre ved å selv legge inn hvor mange timer du ønsker skal bli registrert, for eksempel én time hver dag i perioden.
Ønsker du å endre brukere, periode, prosjekter, arbeidstype eller beskrivelse kan dette også gjøres før du trykker på «Lagre».
Slik kan du gjøre endringer eller slette eksisterende timer
Endringer/sletting på en enkelt dag
For å gjøre endringer på oppføringene for en enkelt dag kan du klikke på den spesifikke dagen. Du vil da få opp et vindu som vist under.
Endre: Trykk på blyant-ikonet for å gjøre endringer på oppføringene.
Slette: Trykk på søppel-ikonet for å slette oppføringen.
Endringer/sletting av flere dager
Du kan markere flere dager ved å huke av i boksen øverst i høyre hjørne på dagene.
Når dette er gjort vil du få opp et alternativ øverst til venstre som heter «Endre X oppføringer». Klikker du på denne får du opp et nytt vindu.
Endre: Fjern eventuelle oppføringer du ikke ønsker å endre ved å fjerne avhukingen til venstre. Til høyre kan du justere prosjekt, arbeidstype, varighet og mer.
Slette: Helt nede til høyre i vinduet ser du tre prikker. Ved å klikke her kan du velge «Slett markerte oppføringer».
Registrere ferie med planleggeren
Merk: For å registrere ferie behøves det en arbeidstype knyttet til ferie. Dette settes opp i timebanken. En detaljert beskrivelse av hvordan du setter opp ferie får du i vår hjelpeartikkel «Ferieberegning og oppsett av ferie i Busy».
Planleggeren er perfekt for å registrere ferie med få tastetrykk, og gjøres på samme måte som du registrerer tid: Klikk på ønsket startdag og dra til ønsket sluttdag.
I vinduet som nå kommer opp velger du prosjektet for interntid og arbeidstypen for ferie.
Når du er ferdig klikker du «Lagre», og ferien vil dukke opp på tidslinjen.
