Sett opp integrasjonen

Du setter opp Marathon fra «Innstillinger» → «Integrasjoner». For å koble opp API'et må det være aktivert av Marathon, og de vil gi dere en lenke, brukernavn og passord. Lim inn lenken i feltet «Lenke til Marathon-API», og feltene under vil fylles ut automatisk. Velg om dere skal overføre timer tilbake til Marathon etter godkjenning. Til slutt fyller du inn navn på selskapet du skal koble til, og passordet du fikk tilsendt av Marathon.

Hva er koblet mellom systemene?

Prosjekter og kunder vil automatisk hentes fra Marathon. Har du også aktivert overføring av timer vil arbeidstyper (fee codes) hentes fra Marathon, da disse kreves når timer skal sendes tilbake.

Fra nå opprettes alle prosjekter, kunder og arbeidstyper fra Marathon. De hentes inn i Busy automatisk en gang i timen, men du kan alltids oppdatere manuelt ved å trykke «Hent prosjekter og kunder». Da vil prosjekter, kunder og eventuelt arbeidstyper hentes umiddelbart.

Prosjektledere legges til automatisk

For at prosjektledere skal legges til automatisk på prosjektene når de hentes fra Marathon er det viktig at dere fyller inn feltet for «Ansattkode», slik at den stemmer overens med Marathon.

Standard verdier på nye prosjekter

Ønsker dere andre standard verdier enn det som settes automatisk på nye prosjekter fra Marathon er det anbefalt å velge dette fra generelle innstillinger. Det er spesielt anbefalt å sette nye prosjekter standard som åpne.

Overføring av timer til Marathon

Alle ansatte må ha ansattkode

Skal dere bruke overføring av timer må dere legge inn «Ansattkode» på alle ansatte som skal føre tid. Dette kan dere gjøre samtidig som dere inviterer de ansatte, slik at det alltid er satt. Du vil se varsel om at ansatte mangler ansattkode, slik at dere alltid husker å legge inn det for nye brukere.

Godkjenning av timer

Timer overføres først når de godkjennes, for å unngå et uriktig timegrunnlag i Marathon og unødvendige oppdateringer mellom systemene. Derfor må dere enten eksplisitt godkjenne timene, eller aktivere automatisk godkjenning.

Les mer om i vår artikkel om godkjenning.

Arbeidstyper på prosjekt

I Marathon får man feilmelding om man registrerer tid på en arbeidstype (fee code) som ikke er tilgjengelig på det prosjektet. Busy legger automatisk til riktige arbeidstyper på prosjektene, slik at kun de arbeidstypene er mulig å velge når man registrerer tid. Det er uansett anbefalt å ikke legge til nye arbeidstyper på prosjektene, da dette kan resultere i ugyldige timer som ikke kan overføres til Marathon.

Ofte spurte spørsmål

Hvor ofte hentes prosjekter, kunder og arbeidstyper fra Marathon?

Alle ressurser hentes en gang i timen automatisk.

Overføres oppdateringer når timer allerede er overført?

Ja, når en time er godkjent og overført vil eventuelle også bli sendt til Marathon.

Fant du svaret?