Med vår integrasjon med Visma eAccounting kan man få inn prosjekter, kunder og produkter i Busy. Ordre som opprettes og ferdigstilles i Busy vil også sendes tilbake til Visma eAccounting.
Kom i gang
Aktiver en API-nøkkel i Visma eAccounting under «Utvidelser» → «Integrasjoner» → «Visma Integrasjon (API)» i eAccounting; se https://hjelp.eaccounting.no/s/article/Aktivering-av-API-modul-og-Integrasjoner.
I Busy, gå til «Innstillinger» → «Integrasjoner» → «Visma eAccounting» og trykk «Koble til Visma eAccounting». Du får da muligheten til å logge inn på samme måte som du gjør i Visma, for å koble systemene sammen.
3. Velg om du ønsker å skru på prosjektsynkronisering (1) og trykk på «Koble til Visma eAccounting» (2). Dersom du aktiverer prosjektsynkronisering vil alle prosjekter som ligger i Visma eAccounting bli synkronisert inn i Busy. Dersom det ligger noen prosjekter i Busy fra før av vil disse automatisk bli arkivert.
Integrasjonen er nå klar! Prosjekter, kunder og produkter vil nå synkroniseres fra Visma eAccounting til Busy; ordre som opprettes i Busy vil automatisk bli overført til Visma eAccounting.
Hvordan fungerer integrasjonen?
Synkroniseringen
Synkroniseringen mellom Visma eAccounting og Busy går kun én vei. Når man setter opp integrasjonen og aktiverer prosjektsynkronisering vil prosjekter, kunder og produkter bli synkronisert inn fra Visma eAccounting til Busy. At synkroniseringen går én vei innebærer at ingen endringer som gjøres i Busy vil synkroniseres tilbake igjen til Visma eAccounting, og timegrunnlaget vil kun eksistere i Busy.
Du får et ordreutkast basert på timegrunnlaget fra Busy over til Visma eAccounting ved hjelp av ordre. Her oppretter man en ordre basert på timer og kostnader ført på prosjektet, som sendes som et ferdig ordreutkast direkte til Visma eAccounting. Ordreutkastet kan faktureres ut til sluttkunden fra Visma eAccounting.
Merk: Ingen timer overføres direkte til Visma eAccounting fra Busy. Timene vil aldri komme inn i Visma eAccounting, men et ordreutkast basert på timegrunnlaget kan overføres til Visma eAccounting gjennom ordremodulen i Busy.
Prosjekter
Når integrasjonen mellom Visma eAccounting og Busy er satt opp, og prosjektsynkronisering er aktivert, vil alle prosjekter i Visma eAccounting synkroniseres inn i Busy. Arkiverte prosjekter blir synkronisert inn som arkiverte. Prosjekter opprettes som vanlig i Visma eAccounting, men justeres i Busy. Det vil si at du legger til arbeidstyper, medlemmer, priser og gjør endringer på prosjektet direkte i Busy.
Vær obs på at om du har hatt noen prosjekter liggende i Busy fra før av som ikke finnes i Visma eAccounting vil disse automatisk arkiveres når integrasjonen og prosjektsynkronisering kobles på.
Arbeidstyper og produkter
Arbeidstyper opprettes i Busy og legges til på prosjektene. For å få riktig produkt når dere overfører ordre til Visma eAccounting må dere koble på produkter på arbeidstypene i Busy. Det er disse produktene som brukes når vi oppretter ordrelinjer. Produkt kan enkelt velges når en arbeidstype opprettes, eller når man er inne på hver enkelt arbeidstypes innstillinger.
Ofte stilte spørsmål
Jeg får feilmelding når jeg prøver å overføre en ordre til Visma. Hva er grunnen?
Det kan være noe feil med integrasjonen som er satt opp. For å sjekke dette, gå til «Innstillinger» -> «Integrasjoner» og sjekk når Busy sist hentet informasjon fra Visma.
Dersom du har byttet passord på brukeren som hentet ut API-nøkkelen fra Visma kan det gjøre at nøkkelen utgår, og at man derfor må legge den inn på nytt.
For å løse dette kan du koble integrasjonen av og på, ved å følge oppskriften i starten av artikkelen. Det vil ikke påvirke informasjon som er i Busy.