Du kan nå timebanken ved å trykke på “Timebank” i menyen til venstre.
Sett opp timebanken i Busy
For å sette opp timebanken i Busy trykker du på «Innstillinger» → «Timebank».
Du vil da komme til startsiden for oppsett av timebank, og kan trykke på «Kom i gang».
Dersom timebanken allerede er satt opp, men du vil gjøre endringer, finner du oppsett for timebank ved å trykke på «Se innstillinger for timebank».
Videre derfra kan du trykke på «Gå til guidet oppsett for timebank», for å komme til det originale oppsettet av timebanken.
Selve timebankoppsettet består av fire steg
Steg 1: Koble arbeidstyper
I det første steget i timebankoppsettet skal du koble arbeidstyper til timebanktyper. Her må riktige arbeidstyper kobles til riktige timebanktyper. Dette innebærer blant annet at timebanktypen «Ferie» kobles til arbeidstypen for ferie, «Sykefravær» til arbeidstypen for sykefravær, også videre. Når alle koblingene er gjort kan du trykke på «Neste». I oversikten til venstre ligger det en forklaring på hva alle timebanktypene betyr og innebærer.
Steg 2: Inngående saldoer
I neste steg kommer du til saldoer og ferieinnstillinger. Det første du gjør er å spesifisere hvor mange feriedager som skal legges til årlig, og hvilken dato disse skal legges til i feltene til venstre. Merk at ansatte alltid vil få overført resterende feriesaldo og timesaldo ved årsskiftet.
Dersom du har feriesaldo fra før du begynte å bruke Busy kan du enkelt legge inn din inngående balanse her, med feriedagene og eventuelt timesaldoen du tar med deg. Dette danner grunnlaget for hvordan Busy skal gjøre videre beregninger.
Steg 3: Arbeidsområde og arbeidsuke
Videre kommer du til arbeidsuke. Her definerer du en standard arbeidsuke for hele selskapet, altså hva som er en 100% stilling. I bildet er en standard arbeidsuke satt som 40t kapasitet, med arbeidstid fra 08:00 til 16:00 hver dag, som tilsvarer en kapasitet på 8 timer daglig.
Dersom det er noen som har avvik fra standardoppsettet kan du enkelt trykke «Tilpass» i oversikten til høyre.
Da vil du kunne opprette en tilpasset arbeidsuke for de respektive ansatte med arbeidstiden de benytter seg av. Dette kan også gjøres inne i timebanken til de enkelte brukerne, dersom det for eksempel oppstår endring i stillingsprosent i ettertid.
Steg 4: Helligdager og startdato
I neste vindu spesifiserer du oppsett for helligdager og startdato for timebanken.
Her velger du om du ønsker å ta i bruk helligdager i Busy, og du kan velge hvilket lands helligdager du ønsker å benytte deg av.
Her spesifiserer du en startdato for oppsett av timebanken, altså når Busy skal begynne å forvente at de ansatte registrerer tid.
Dersom noen har avvik fra det som blir satt som standard for arbeidsområdet kan dette endres per ansatt her. Her kan du endre startdato for timebank, for eksempel dersom noen ansatte begynner senere enn oppstart for timebank. Du kan også endre om den ansatte skal benytte seg av helligdager, eller om de skal ha helligdagsoppsett fra et annet land.
Når oppsettet er ferdig trykker du på «Ferdig» oppe til høyre. Timebanken er ferdig satt opp og klar til bruk! Hva de ulike tallene betyr og hva timebanken kan brukes til kan du lese om i vår hjelpeartikkel om hvordan ta i bruk timebanken.