Rapporter i Busy

Ved å trykke på «Rapporter» i sidemenyen kommer du til en oversikt over alle rapportene som finnes i Busy. For å få et innblikk i hva som finnes her kan du lese vår hjelpeartikkel «Slik bruker du rapporter i Busy».

I denne hjelpeartikkelen skal vi se nærmere på timerapporten.

Timerapporten

Ved å trykke på «Rapporter» → «Timerapport» vil du komme til denne menyen.

Her er det mange ulike filtre og grupperinger du kan tilpasse for å få den rapporten du trenger. Det er her mulig å gruppere timerapporten etter grupper og undergrupper (1), endre tidsperspektiv (2), velge kolonner som skal være med (3), og legge til ulike filtre for hva som skal vises (4).


1. Gruppering i timerapporten

Grupperingsfilteret lar deg bestemme visningen for rapporten, basert på gruppe og undergruppe. Ved å velge «Brukere / Prosjekter» som gruppering og undergruppering vil rapporten se slik ut:

Her får du et overblikk over timer registrert per bruker, undergruppert på hvilke prosjekter hver bruker har registrert timer på. Det er også mulig å gruppere og undergruppere timerapporten etter «Arbeidstyper», «Kunder» og «Kategori».

2. Tidsperspektiv

Det er mulig å endre tidsperspektiv i timerapporten. Her kan du velge om du vil se rapporten «Per uke», «Per måned», «Per kvartal», «Per år» eller «Tilpasset». Ved å bruke pilene kan du enkelt gå fram og tilbake i tid basert på tidsperspektivet du har valgt.

3. Kolonner

Ved å klikke her kan du tilpasse hvilke kolonner du ønsker å ha med i timerapporten.

Nedenfor får du en kort forklaring på hva hver av disse kolonnene betyr:

Kapasitet: Viser brukerens totale kapasitet for tidsperioden. Brukerens kapasitet baserer seg på hva som er satt opp i timebanken. Du kan lese mer om kapasitet i vår hjelpeartikkel om kapasitetsoversikten.

Registrert tid: Total tid registrert på brukeren for den valgte tidsperioden.

Intern tid: Total tid ført på interntidsprosjekter, det vil si tid som ikke skal faktureres ut. Dette kan for eksempel innebære ferie og sykefravær.

Fakturerbar tid: Total tid ført på prosjekter og arbeidstyper markert som fakturerbare.

Faktureringsgrad: Viser hvor stor prosentandel av total registrert tid som er fakturerbar. Faktureringsgraden tar utgangspunkt i både fakturerbare og ikke-fakturerbare timer.

Faktureringsgrad av ledig tid: Regner faktureringsgrad ved å dele personens kapasitet minus eventuelt fravær på personens totale fakturerbare tid i perioden. Viser hvor stor prosentandel av personens totale kapasitet som er fakturerbar. Denne faktureringsgraden tar kun hensyn til fakturerbare timer, hvilket betyr at ikke-fakturerbare timer som ferie og sykefravær er ekskludert.

Beløp (NOK): Fakturerbar tid ganget med effektiv timepris.

Påløpt fastpris: Fakturerbar tid ganget med estimert timespris på fastprisprosjekter.

Effektiv timepris: Fakturerbar tid ganget med timepris, delt på totalt antall fakturerbare timer.

4. Legg til et filter

For å tilpasse timerapporten etter dine behov er det mulig å legge til et filter.

Her får du opp mange ulike valgmuligheter for hva timerapporten kan vise. Blant annet kan du velge «Prosjekter» eller «Arbeidstyper» for å filtrere ut prosjektene og arbeidstypene du ikke har behov for å se i rapporten. Andre nyttige filtre er blant annet «Faktureringsstatus» og «Godkjenningsstatus», hvor du kan filtrere ut prosjekter og timer som allerede er fakturert elle godkjent. Her er det bare å prøve seg fram etter egne behov!

Lagre din egendefinerte timerapport

Har du tilpasset de ulike grupperingene, kolonnene, tidsperspektivet og filtrene til å vise deg akkurat den rapporten du har behov for? Da kan du trykke på «Lagre rapport» slik at du slipper å sette den opp på nytt neste gang du trenger den!

Videre kan du gi rapporten et navn og beskrive den, og velge hvem som skal kunne se den.

Når rapporten er lagret finner du en hurtigtilgang inne på «Rapporter» → «Dashboard». Du kan gjøre dette med så mange ulike rapporter du trenger. Det ligger fra før av noen standard hurtigtilganger på dashboard-siden som du kan lese mer om i denne artikkelen.

Eksporter timerapporten

Ønsker du å eksportere timerapporten ut av Busy? Trykk på «Eksporter» og tilpass format og kolonneoppsett slik du ønsker!


Du kan velge mellom å eksportere timerapporten som PDF, eller som en excel-flatfil. Flatfilen du får i excel er ikke gruppert, men du kan gruppere denne selv ved hjelp av pivottabeller i excel. Hvordan du oppretter og tilpasser en pivottabell kan du lese om i Microsoft sin hjelpeartikkel: Opprette en pivottabell for å analysere regnearkdata.

Fant du svaret?