Artikkelen går gjennom hvordan kunder, prosjekter, arbeidstyper og timer holdes oppdatert mellom modulene.
Når du registrerer deg i Busy via 24SevenOffice vil du koble på en bruker som ligger i bakhånd og holder prosjekter, kunder og timer oppdatert mellom modulene. Dette kalles en «integrasjonsbruker». Hvordan du kobler opp denne og hva som er viktig å huske på kan du lese i vår hjelpeartikkel om integrasjonsbruker mellom Busy og 24SevenOffice.
Kunder, prosjekter og arbeidstyper hentes fra 24SevenOffice
Første gang du logger inn i Busy vil alle kundene, prosjektene og arbeidstypene bli hentet fra 24SevenOffice. Alle aktive prosjekter vil bli synkronisert inn som «aktive», mens alle inaktive prosjekter vil bli synkronisert inn som arkiverte. Endringer som gjøres videre vil automatisk overføres til Busy innen en time.
Kunder
For å få opp kunder i Busy kan du gå til «Prosjekter» → «Kunder» → «Hent kunder». Det samme gjelder prosjekter, og kan gjøres fra prosjektlisten.
Obs: Alle kunder må opprettes i 24SevenOffice. Kunder kan ikke opprettes i Busy.
Prosjekter
Prosjekter kan opprettes både i Busy og i 24SevenOffice. Synkroniseringen går begge veier, som betyr at prosjektet vil være synlig i 24SO og i Busy uavhengig av hvor det er opprettet.
Endringer i Busy synkes med en gang over til 24SevenOffice, mens endringer i 24SevenOffice hentes ca. en gang i timen. Hovedsynkroniseringen går en gang i døgnet, og kan trigges ved å trykke «hent prosjekter».
Prosjektnummerene settes av 24SevenOffice automatisk uavhengig av hvor man oppretter prosjektet.
Vi anbefaler å følge prosjektnummerserien fra 24SevenOffice og ikke legge inn egne prosjektnummer.
Arbeidstyper
Arbeidstyper hentes fra 24SevenOffice til Busy. Du finner arbeidstypene i Busy under «Mer» -> «Arbeidstyper».
Inne på siden for arbeidstyper kan du trigge en synkronisering ved å trykke på «Hent arbeidstyper», og se når forrige synkronisering med 24SevenOffice var.
Arbeidstyper kan opprettes i Busy eller i 24SevenOffice. Arbeidstyper som opprettes i Busy vil bli sendt til 24SevenOffice.
Oppgaver
Oppgaver kan opprettes på prosjektet i 24SevenOffice og bli overført til Busy. Det er viktig at oppgavene tildeles et prosjektmedlem i 24SevenOffice for å bli synlig i Busy. Kun personer som er tildelt oppgaven kan føre tid på oppgaven. Vi anbefaler å legge til medlemmer på oppgaven fra 24SevenOffice om man synker inn oppgaver fra 24SevenOffice.
Oppgaver kan også opprettes i Busy, og blir da synkronisert inn på prosjektet i 24SevenOffice.
Brukerkobling mellom Busy og 24SevenOffice
Under «Innstillinger» → «24SevenOffice» vil du få en liste over alle brukere i systemet og hvilken 24SevenOffice ID de er koblet mot.
Hvis dere ønsker at timene personen fører skal bli overført på riktig bruker i 24SevenOffice, er det viktig at de er koblet med korrekt ID i 24SevenOffice her.
Dersom en bruker ikke er koblet mot en ID i 24SevenOffice vil timene bli overført på integrasjonsbrukeren.
Overfør timer fra Busy til 24SevenOffice
Dersom du ønsker at timene som føres i Busy også skal ligge i 24SevenOffice kan du skru på timeoverføring. Man kan velge om man ønsker at timene skal overføres fra Busy til 24SevenOffice eller ikke under «Innstillinger» → «Generelt». Timene vil ligge i timerapporten i 24SevenOffice og på de enkelte prosjektene.
Man har tre valg under «Timeoverføring»:
1. Overføre ved godkjenning: Når timene godkjennes vil de sendes over til 24SevenOffice. Gjelder både i brukergodkjenningen og i prosjektgodkjenningen.
2. Overføre ved ordreopprettelse: Når man oppretter en ordre og sender den over til 24SevenOffice vil timene også bli sendt over til 24SevenOffice.
3. Ikke overføre timer: Timene vil kun ligge i Busy og ikke bli overført til 24SO.
Dersom man skal overføre timer anbefaler vi «Overfør ved godkjenning», da denne metoden gir mer frihet ettersom det er enklere å angre en godkjenning for å trekke tilbake timer enn det er å slette en ordre.
Har du ikke satt opp Busy for din 24SevenOffice-konto og lurer på hvordan du kommer i gang? Les vår hjelpeartikkel om hvordan du aktiverer Busy for din 24SevenOffice-klient!