Lær hvordan du setter opp Busy + Marathon og bruker de to systemene effektivt sammen.
Sett opp integrasjonen
Du setter opp Marathon fra «Innstillinger» → «Integrasjoner». For å koble opp API'et må det være aktivert av Marathon, og de vil gi dere en lenke, brukernavn og passord. Lim inn lenken i feltet «Lenke til Marathon-API» og trykk på «Hent info fra lenke». Feltene under vil da fylles ut atuomatisk (Subdomene til server, programnavn og URI-passord).
Velg om dere skal overføre timer tilbake til Marathon etter godkjenning ved å skru av eller på «Bruk timene til fakturering i Marathon». Skrur du denne til «på» vil du også få opp et valg om «bruk prosjektbudsjetter fra Marathon». Denne innstillingen lar deg velge om du vil hente budsjettene fra Marathon eller styre de fra Busy.
Til slutt fyller du inn navn på selskapet du skal koble til, og passordet du fikk tilsendt av Marathon. Trykk «Lagre og hent data» for å koble opp integrasjonen!
Obs: Selskaps-ID er ofte en forkortelse av selskapsnavnet med store bokstaver.
Hva er koblet mellom systemene?
Prosjekter og kunder vil automatisk hentes til Busy fra Marathon. Har du også aktivert overføring av timer vil arbeidstyper (fee codes) hentes fra Marathon, da disse kreves når timer skal sendes tilbake.
Fra nå av oppretter du alle prosjekter, kunder og arbeidstyper fra Marathon. De hentes inn i Busy automatisk en gang i timen, men du kan alltids oppdatere manuelt ved å trykke «Hent prosjekter og kunder» i prosjektlisten. Da vil prosjekter, kunder og eventuelt arbeidstyper hentes umiddelbart. Dere kan også trigge en synk direkte fra integrasjonssiden hvor dere satte opp integrasjonen.
Dersom dere har spesifisert et budsjett på prosjektet i Marathon vil dette hentes inn i Busy som et budsjett på prosjektet, om dere har aktivert innstillingen for «Bruk prosjektbudsjetter fra Marathon». Dersom dere vil styre budsjetter fra Busy skrur dere denne innstillingen av.
Prosjektledere og medlemmer legges til automatisk
For at prosjektledere og medlemmer skal legges til automatisk på prosjektene når de hentes fra Marathon, er det viktig at dere fyller inn feltet for «Ansattkode», slik at den stemmer overens med Marathon. Dere vil finne listen med ansattkode og navn under «Innstillinger» -> «Integrasjoner». Denne ansattkoden kan også endres fra brukersiden.
Dette innebærer at om dere har lagt til brukere på prosjektene i Marathon vil brukerne automatisk synkroniseres inn som medlemmer i Busy.
Dersom det er spesifisert en timespris per person på prosjektet i Marathon vil denne også synkroniseres inn til Busy.
Kunder på prosjekter
Aktive kunder koblet til et prosjekt vil bli synkronisert inn i Busy og ligge i kundelisten under «Mer» -> «Prosjekter» -> «Kunder».
Kunden vil også ligge koblet til riktig prosjekt, så lenge dette er satt opp i Marathon.
Dersom man ikke finner en kunde er det lurt å dobbeltsjekke at kunden er koblet til riktige prosjekter i Marathon.
Standard verdier på nye prosjekter
Ønsker dere andre standard verdier enn det som settes automatisk på nye prosjekter fra Marathon, er det anbefalt å velge dette fra generelle innstillinger. Det er spesielt anbefalt å sette standard for nye prosjekter som åpne, for at alle skal kunne føre timer på dem.
Fakturerbarstatus på prosjekter
Marathon styrer om et prosjekt i Busy er fakturerbart eller ikke. Marathon har fem statuser (Eksternt, gruppe, intern, spekulasjon, 9), mens Busy kun har to (Fakturertbart og ikke-fakturerbart). «Eksternt» og »gruppe» hentes inn i Busy som fakturerbare prosjekter. «Internt», «spekulasjon» og «9» hentes inn som ikke-fakturerbart.
Spekulative prosjekter er ment å kunne endre fakturerbarstatus over tid. Dersom du har ført timer på et prosjekt som står som spekulativt i Marathon og endrer statusen til eksternt, vil alle timer oppdatere seg til fakturerbare timer.
Overføring av timer til Marathon
Alle ansatte må ha ansattkode
Skal dere bruke overføring av timer til Marathon må dere legge inn «Ansattkode» på alle ansatte som skal føre tid. Dette kan dere gjøre samtidig som dere inviterer de ansatte, slik at det alltid er satt. Du vil se varsel om at ansatte mangler ansattkode, slik at dere alltid husker å legge inn det for nye brukere.
Godkjenning av timer
Timer overføres først når de godkjennes, for å unngå et uriktig timegrunnlag i Marathon og unødvendige oppdateringer mellom systemene. Derfor må dere enten eksplisitt godkjenne timene, eller aktivere automatisk godkjenning.
Les mer i vår artikkel om godkjenning.
Arbeidstyper på prosjekt
Arbeidstyper hentes fra Marathon inn i Busy, og nye arbeidstyper må opprettes i Marathon. Når arbeidstypene er hentet inn til Busy legger man de på de ulike prosjektene fra Busy. Man må også koble de til riktig timebanktype. Man vil kun få lov til å føre tid på de arbeidstypene som er lagt til på hvert prosjekt.
I Marathon får man feilmelding om man registrerer tid på en arbeidstype (fee code) som ikke er tilgjengelig på det prosjektet. Det er lurt å sjekke at alle timer knyttet til arbeidstypen er overført til Marathon før du eventuelt arkiverer en arbeidstype i Busy, for å unngå denne feilmeldingen.
Feilmelding på overførte timer
For å sjekke hvorfor en time ikke har kommet over til Marathon kan du gå til «Rapporter» -> «Dashboard» og trykke på rapporten som heter: «Status: Timeoverføring til Marathon».
Øverst til høyre i denne rapporten kan man velge om man vil se timer som er «Under overføring» eller «Overført» ved å skru bryteren «Av / På».
Ved å ha filteret på «under overføring» vil man se timene som holder på å overføres til Marathon etter godkjenning, og eventuelt hvilke feilmeldinger de måtte ha. Ved å ekspandere prosjektet og timene det gjelder vil man se en feilmelding som forklarer hvorfor timen ikke kunne overføres til Marathon.
Vanlige feilmeldinger er for eksempel grunnet:
-
Kundenavn, brukernavn eller beskrivelse inneholder ÆØÅ. API-et til Marathon som overfører timer fra Busy til Marathon støtter ikke ÆØÅ, og kan gjøre at timene ikke blir overført.
-
Timene er ført på en arbeidstype som ikke lenger er tilgjengelig på prosjektet. Sjekk at arbeidstypen ligger på prosjektet i Busy og ikke er blitt arkivert.
-
Timene er ført på et prosjekt som ikke lenger er aktivt. Sjekk at prosjektet er aktivt både i Marathon og i Busy.
-
Timene er ført mot en kunde som ikke lenger er aktivt. Sjekk at kunden er aktiv i Marathon.
-
Timene er ført på et prosjekt som ikke har aktivert timeføring i Marathon. Sjekk at timeføring er aktivert på prosjektet i Marathon.
Ofte stilte spørsmål
Hvor ofte hentes prosjekter, kunder og arbeidstyper fra Marathon?
Alle ressurser hentes en gang i timen automatisk.
Overføres oppdateringer når timer allerede er overført?
Ja, når en time er godkjent og overført vil eventuelle oppdateringer også bli sendt til Marathon.
Jeg har hatt prosjekter og arbeidstyper i Busy før jeg koblet på integrasjonen som jeg nå ikke får slettet. Hva gjør jeg?
For å få tilgang til å slette disse prosjektene og arbeidstypene som ikke finnes i Marathon må du koble av integrasjonen, arkivere prosjektene og arbeidstypene det er snakk om i Busy, og så koble på integrasjonen igjen.
Hva skjer med informasjonen som er hentet inn i Busy når jeg kobler av og på integrasjonen?
All informasjonen vil fortsatt være i Busy når du kobler på integrasjonen igjen, inkludert ansattkoder o.l.