Lær mer om Busy sin integrasjon med Tripletex

Kom i gang med integrasjonen mellom Busy og Tripletex!

Med vår integrasjon med Tripletex kan man få inn prosjekter, arbeidstyper (aktiviteter), kunder og produkter i Busy. Ordre som opprettes og ferdigstilles i Busy kan sendes tilbake til Tripletex. Med timeoverføring aktivert kan timene som føres i Busy bli sendt tilbake igjen til Tripletex. Mer om hvordan dette fungerer får du vite lenger ned i denne artikkelen.

Kom i gang

1. Opprett en API-brukernøkkel i Tripletex ved å følge disse instruksene:​ Oppsett av brukernøkkel for sluttbruker

2. Når du kommer til valg av applikasjon, velg/skriv inn «Busy». Kopier brukernøkkelen du får fra Tripletex.

3. I Busy går du til «Innstillinger» (1) → «Integrasjoner» (2) → Bla deg ned til eller trykk på «Økonomisystemer» (3) i sidemenyen → Trykk på «Koble til» inne i boksen for Tripletex (4). 

   

4. Legg inn brukernøkkelen fra Tripletex (1), velg om du vil aktivere prosjektsynkronisering (2) og trykk deretter på «Koble til Tripletex» (3).

   

 

Om prosjektsynkronisering skrus på vil alle prosjekter som ligger i Tripletex bli synkronisert inn i Busy. Dersom det ligger noen prosjekter i Busy fra før av vil disse automatisk bli arkivert.
​
Integrasjonen er nå klar! Prosjekter, produkter og kunder vil nå synkroniseres fra Tripletex til Busy; ordre som opprettes i Busy vil automatisk overføres til Tripletex.

 

​

Hvordan fungerer integrasjonen?

Du kan selv velge om du ønsker å aktivere timeoverføring fra Busy til Tripletex. Under forklarer vi hvordan det fungerer.

Uten timeoverføring fra Busy til Tripletex

Uten timeoverføring aktivert går synkroniseringen mellom Tripletex og Busy kun én vei. Når man setter opp integrasjonen og aktiverer prosjektsynkronisering vil prosjekter, produkter og kunder bli synkronisert inn fra Tripletex til Busy. Ingen endringer som gjøres i Busy vil synkroniseres tilbake igjen til Tripletex.
​
Du får et ordreutkast basert på timegrunnlaget fra Busy over til Tripletex ved hjelp av ordrefunksjonen. Her oppretter man en ordre basert på timer og kostnader ført på prosjektet, som sendes som et ferdig ordreutkast direkte til Tripletex. Ordreutkastet kan faktureres ut til sluttkunden fra Tripletex.

 

Merk: Når timeoverføring ikke er aktivert vil ikke timene bli med over til Tripletex, men dere vil få et ferdig ordreutkast koblet til riktige produkter basert på timegrunnlaget i Busy.

Prosjekter

Når integrasjonen mellom Tripletex og Busy er satt opp, vil alle aktive prosjekter i Tripletex synkroniseres inn til Busy. Arkiverte prosjekter blir synkronisert inn som arkiverte. Prosjekter opprettes som vanlig i Tripletex, men justeres i Busy. Det vil si at du legger til arbeidstyper, medlemmer, priser og gjør endringer på prosjektet direkte i Busy.
​
Har du hatt noen prosjekter liggende i Busy før du opprettet integrasjonen med Tripletex, vil disse automatisk arkiveres når integrasjonen kobles på. Dersom du har behov for å endre på disse må du midlertidig skru av prosjektsynkroniseringen under «Innstillinger» → «Integrasjoner».
​

Arbeidstyper og produkter

Arbeidstyper opprettes i Busy og legges til på prosjektene. For å få riktig produkt når dere overfører ordre til Tripletex må dere koble produkter på arbeidstypene i Busy, da disse produktene brukes når vi oppretter ordrelinjer. Produkt kan enkelt velges når en arbeidstype opprettes, eller når man er inne på hver enkelt arbeidstypes innstillinger.

Med timeoverføring til fra Busy Tripletex (beta)

Obs! Dette er betafunksjonalitet.

Det er nå mulig å aktivere timeoverføring til Tripletex.

Velg hvordan du ønsker at timegrunnlaget skal overføres til Tripletex (1). Når timeoverføring er aktivert vil også synkronisering av arbeidstyper fra Tripletex bli aktivert (2).

Når du aktiverer timeoverføring kan du velge om timene:

1. Ikke skal overføres: Original funksjonalitet hvor timene ikke overføres til Tripletex. Vi anbefaler å velge dette alternativet om du ikke har spesifikt behov for å få timegrunnlaget inn i Tripletex.
​
​2. Overfør ved innsending til godkjenning: Timene vil overføres til Tripletex når ansatte selv godkjenner timene sine i tidslinjen. Se vår hjelpeartikkel om hvordan godkjenning av egen tid fungerer her.
​
​3. Overfør ved godkjenning: Timene vil overføres til Tripletex når en administrator/gruppeleder/prosjektleder godkjenner timene i godkjenningsmodulen.
​
​4. Overfør ved ferdigstilling av ordre: Når du sender over et ordreutkast til Tripletex vil også timene legge seg på prosjektene i Tripletex ved ferdigstilling.

 

Punkter å merke seg:

• Synkronisering av prosjekter og arbeidstyper blir aktivert når timeoverføring aktiveres.

• Det er viktig å ikke godkjenne timene i Tripletex. Dette låser timelisten og gjør at Busy ikke kan overføre flere timer for perioden.

• Timeføringer må kun endres i Busy, da endringer i Busy vil overskrive eventuelle endringer i Tripletex.

  • Ønsker du å endre en time som er overført til Tripletex kan du angre godkjenning på timen i Busy, endre timen og godkjenne den på nytt. Endringen vil komme inn i Tripletex i løpet av få minutter.

• Busy overfører kun totalt antall timer per kombinasjon av bruker, prosjekt og arbeidstype per dag; tidspunkter fra Busy blir ikke med.

  • Har du allerede overført en time på et prosjekt på en dag vil total sum for den dagen øke om du overfører flere timer fra Busy på samme prosjekt/bruker.
    ​

Velg hvordan du ønsker at timegrunnlaget skal overføres til Tripletex (1). Når timeoverføring er aktivert vil også synkronisering av arbeidstyper fra Tripletex bli aktivert (2).

Status på integrasjon 

Du kan sjekke status på din integrasjon på samme side som du koblet opp integrasjonen. Denne finner du under «Innstillinger» -> «Integrasjoner». 

Ved å trigge en manuell synk vil du hente all ny informasjon fra Tripletex. 

Du vil også få opp eventuelle feil som gjør at integrasjonen ikke fungerer optimalt - for eksempel at Tripletex ikke tar i mot flere timer fra Busy fordi det er endret/ført tid i Tripletex.

Feilmeldingen vil prøve å si så spesifikt som mulig hva som feiler, slik at du kan rette dette. 

Ofte stilte spørsmål: