Velg hvordan du ønsker at ferie skal beregnes i Busy og sett opp ferie og feriesaldoer for deg og dine ansatte.
Dagsbasert eller timesbasert ferieberegning?
Ved å trykke på «Timebank» → «Ferie» kan du velge hvordan ferie skal beregnes for ditt arbeidsområde. Busy tilbyr timesbasert og dagsbasert ferieberegning, men anbefaler at alle går over til timesbasert ferieberegning.
Timesbasert ferieberegning (anbefalt) regner om timer ført som ferie til dager basert på selskapets normaltid. Føres det mer ferie enn en full dag vil alt trekkes fra feriesaldoen, samtidig som det vil genereres mertid. Fordelen med denne ferieberegningen er at det ikke kan registreres mertid uten at det trekkes livkt antall timer fra feriesaldoen. Oppstår det desimaltall i feriesaldoen er det en indikasjon på at det er blitt ført feil timer ved uttak av ferie, og det blir lettere for arbeidsgiver å oppdage.
Dagsbasert ferieberegning regner alt under og opp til 50% av kapasitet som en halv dag med ferie, og alt over 50% som en hel dag med ferie. Dette innebærer at timer ført over 100% kapasitet automatisk vil regnes som mertid, og at det kun vil bli trukket en dag ferie.
Sett opp ferie i Busy
Ferie settes opp som en del av timebankoppsettet under «Innstillinger» → «Timebank» → «Gå til guidet oppsett for timebank» øverst til høyre.
Oppsettet starter med å koble en arbeidstype til ferie, slik at ferie kan registreres. Dette forutsetter at du først har opprettet en arbeidstype for ferie.
Videre velger du hvor mye ferie som skal legges til årlig, spesifiserer når ferietrekket skal gjøres og setter inngående feriesaldoer for alle de ansatte.
Inngående saldoer er engangsverdier som vil ligge til grunn for timesaldo og feriesaldo. Dersom personen har med seg timer eller ferie fra tidligere kan det legges inn her. Dette skaper grunnlaget for fremtidig beregning av saldo.
Under «Måned for ferietillegg» velger du når ansattes feriedager skal legges til, og hvor mange dager som skal legges til årlig. Antall dager vil være avhengig av personens stillingsprosent. Som standard overføres alle feriedager til neste år.
Dersom du vil vite mer om timebanken kan du lese vår artikkel om oppsett av timebank.
Endre ansattes feriedager og feriesaldo
Du kan justere feriesaldoen til hver enkelt under brukerens timebank. Det finner du ved å gå inn på «Brukere» → [Navn på bruker] -> «Timebank». Her kan du justere brukerens inngående saldoer, altså engangsverdiene som ligger til grunn for timesaldo og feriesaldo.
Oppsett av ferie for deltidsansatte
Dersom du har deltidsansatte med andre stillingsprosenter kan du også justere deres årlige feriedager i deres timebank. Busy vil komme med et forslag til antall feriedager som bør legges til årlig basert på arbeidsuken til den ansatte. Her bør feriedagene reduseres med stillingsprosenten, dvs. at en deltidsansatt med 50% stilling bør ha halvparten av feriedagene til en fulltidsansatt med 100% stilling.
Ferie vil bli trukket som vanlig etter arbeidsområdets normale arbeidstid. Dette betyr at 4t fortsatt vil bli trukket som en halv feriedag, selv om personen har redusert arbeidstid. Dette blir løst ved å redusere antall feriedager personen har, i tillegg til å ta i bruk timesbasert ferieberegning.
Dersom du ønsker å gjøre en justering på en brukers feriesaldo kan du gjøre det i timebanken under «Ferie». Dette gjøres f.eks om man ikke ønsker at all ferie skal overføres til neste år. Her velger du bruker, datoen endringer skal gjelde fra, og kan trekke fra eller legge til feriedager slik at totalbeløpet blir korrekt.
Registrer ferie i Busy
Etter at ferieberegningen og oppsettet av ferie i Busy er gjort er du og dine ansatte klare for å registrere ferie. For å få mer informasjon om hvordan man registrerer ferie i Busy kan du lese vår hjelpeartikkel om registrering og godkjenning av ferie i Busy.