Slik kan du bruke roller til å utvide mulighetene rundt rettighetsstyring i Busy.
Vi har nå lansert en oppdatering av rettighetsstyringen i Busy, hvor roller kan brukes for å tilpasse rettighetsnivåene etter behov.
Originalt har nivåene bestått av at brukeren enten har status som ansatt eller administrator, eventuelt også prosjekt- eller gruppeleder. Hvordan man benytter seg av denne rettighetsstyringen kan du lese om i vår artikkel om rettighetsstyring i Busy.
Hva er roller?
Med den nye rettighetsstyringen i Busy kan brukeren få en rolle som tildeles et sett med valgfrie rettigheter. Det betyr i praksis at hver bruker kan få tilgang til nøyaktig de funksjonene dere ønsker. Du kan kalle rollen hva du vil, og du trenger ikke begrense eller utvide brukerens tilganger mer enn akkurat nødvendig.
Eksempel: Kundeansvarlig
Et eksempel hvor roller kan være nyttig for dere er ved stillingen Kundeansvarlig. Her kan det være behov for rettigheter knyttet til kunder, i tillegg til alle de grunnleggende rettighetene – uten at brukeren skal kunne opprette eller administrere prosjekter. Det kan du enkelt tilpasse med roller.
Slik setter du opp roller
Aktiver roller
For å aktivere roller i beta, gå til «Innstillinger» og bla nederst på siden under «Beta» for å skru roller på.
Når du trykker «Lagre» vil du få opp denne boksen:
Advarselen forteller at roller nå vil være den gjeldende rettighetsstyringen i arbeidsområdet ditt. Når roller aktiveres for første gang vil det settes opp standardroller basert på nåværende brukerrettigheter. Det vil si at rollene som settes opp automatisk tar utgangspunkt i de rettighetene brukerne i arbeidsområdet allerede har.
Juster innstillinger for roller
Når roller er aktivert vil du få en fane som heter «Roller» i menyen under «Innstillinger». Her vil du se de standardiserte rollene som er blitt automatisk opprettet basert på nåværende brukerrettigheter.
Hvis du trykker på en av rollene vil du se hvilke rettigheter som inngår i rollen, og hvilke brukere som er tildelt den.
Obs: Det er mulig å slette disse forhåndsdefinerte rollene og sette opp egne helt nye roller, som for eksempel tar utgangspunkt i enkeltrettigheter eller stillingstitler. Et forslag er å ha en rolle for ansatt, en for prosjektleder, en for avdelingsleder osv.
Lag egne roller
Dersom du har lyst til å opprette egne nye roller gjør du følgende:
- Trykk på «Opprett ny rolle».
- Fyll inn informasjonen til rollen og legg til rettigheter og medlemmer. Dette innebærer navn på rollen (1), beskrivelse av rollen (2) og standardrettigheter (3): velg om du ønsker å benytte deg av noen standardrettigheter knyttet til nivåene for bruker/innsjekksbruker/leder.
Obs: Hvis du velger standardrettigheter får du ikke fjernet disse igjen. Om du ønsker en egendefinert rolle er det derfor anbefalt å la dette feltet stå tomt.
- Administrer rollens rettigheter. Etter at rollen er opprettet kommer du inn på rollen, der du kan legge til rettighetene du ønsker.
Når du legger til rettigheter kan du både markere ønsket rettighet, og hva rettigheten skal gjelde for. Her kan du velge om den skal gjelde for brukeren selv, personer brukeren er prosjektleder/gruppeleder for eller alle ansatte, for eksempel.
Når du har lagt til ønskede rettigheter vil du se de i oversikten. Her kan du slette noen dersom de ikke skal være med likevel, endre hvem de skal gjelde for og legge til flere rettigheter. - Legg til brukere på rollen. En person kan være deltaker av flere roller. Om noen har flere roller som har ulike grader av samme rettighet, så vil de minst restriktive rettighetene kombineres.
Du har nå satt opp en egen rolle som gjelder for alle brukerne som er lagt til! Videre kan du opprette og slette så mange roller du vil.
Savner du en rettighet som du ønsker å kunne legge til i en rolle? Gi oss beskjed på support@busy.no!
Forklaring av ulike rettigheter
- Se tidslinje: Spesifiserer hvem brukeren vil kunne se tidslinjen til. Står denne på «seg selv» vil brukeren kun se sin egen tidslinje, og vil ikke ha mulighet til å bytte til noen andre. Valgmuligheter: Seg selv, brukere personen er gruppeleder for eller alle.
- Registrere tid på tidslinje: Spesifiserer hvem brukeren kan registrere, endre og slette timer på i tidslinjen. Står denne på «seg selv» vil brukeren kun føre tid på seg selv i tidslinjen. Valgmuligheter: Seg selv, brukere personen er gruppeleder for eller alle.
- Se brukerplanlegger: Se informasjon i planleggeren (under fanen «brukere»). Står denne på «seg selv» vil personen kun se seg selv i planleggeren. Valgmuligheter: Seg selv, brukere personen er gruppeleder for eller alle.
- Registrere tid i brukerplanleggeren: Spesifiserer hvem brukeren kan registrere, endre og slette timer på i brukerplanleggeren. Står denne på «seg selv» vil brukeren kun kunne føre tid på seg selv i planleggeren. Valgmuligheter: Seg selv, brukere personen er gruppeleder for eller alle.
- Se prosjektplanlegger: Se informasjon i prosjektplanleggeren (fanen for «prosjekter» i planleggeren). Står denne på «seg selv» vil brukeren kun se sine egne timer ført på prosjekter brukeren er medlem av. Valgmuligheter: Seg selv, prosjekter personen er medlem i, prosjekter personen er prosjektleder for eller alle.
- Registrere tid i prosjektplanlegger: Spesifiserer hvem brukeren kan registrere, endre og slette timer på i prosjektplanleggeren. Står denne på «seg selv» vil brukeren kun kunne føre og endre sine egne timer. Valgmuligheter: Seg selv, prosjekter personen er medlem i, prosjekter personen er prosjektleder for eller alle.
- Se kostnader: Spesifiserer hvilke kostnader på prosjekter og i timeføringer brukere kan se. Står denne på «seg selv» kan brukeren kun se kostnader de selv har registrert. Valgmuligheter: Seg selv, personer personen er gruppeleder for, prosjekter personen er prosjektleder for eller alle. Obs: denne rettigheten er kun relevant om dere bruker kostnader i Busy.
- Endre kostnader: Spesifiserer om brukere kan opprette, endre og slette kostnader ført på prosjekter og i timeføringer. Står denne på «seg selv» kan brukeren kun registrere og endre kostnader den selv har ført. Valgmuligheter: Seg selv, personer personen er gruppeleder for, prosjekter personen er prosjektleder for eller alle. Obs: denne rettigheten er kun relevant om dere bruker kostnader i Busy.
- Se timerapporter: Hvem brukeren har tilgang til å se timene til i timerapporten. Står denne på «seg selv» vil brukeren kun se sine egne timer. Valgmuligheter: Seg selv, personer personen er gruppeleder for, prosjekter personen er prosjektleder for eller alle.
- Se budsjettrapport: Hvilke budsjetter brukeren vil ha tilgang til i budsjettrapporten. Valgmuligheter: Prosjekter personen er medlem i, prosjekter personen er prosjektleder for eller alle.
- Lese kapasitetsrapporten: Hvem brukeren kan se kapasiteten til i kapasitetsrapporten. Valgmuligheter: Seg selv, brukere personen er gruppeleder for eller alle.
- Se lønnsomhetsrapport: Hvem brukeren kan se lønnsomheten til i lønnsomhetsrapporten. Innebærer innsyn i budsjett og omsetning. Valgmuligheter: Seg selv, brukere personen er gruppeleder for eller alle.
- Se ansattkostnader i lønnsomhetsrapporten: Gir tilgang til å se forventet månedlig kostnad av den ansatte i lønnsomhetsrapporten, som er spesifisert i brukerbudsjetter. Valgmuligheter: Seg selv, brukere personen er gruppeleder for eller alle.
- Se godkjenninger: Se ventende og godkjent tid for personene brukeren har tilgang til. Står denne på «seg selv» vil personen kun se sin egen tid under «Godkjenn». Valgmuligheter: Seg selv, personer personen er gruppeleder for, prosjekter personen er prosjektleder for eller alle. Obs: For å ha tilgang til prosjektgodkjenningen må «prosjekter personen er prosjektleder for» eller «alle» velges under «Gjelder for».
- Godkjenne tid: Godkjenne tid for personene brukeren har tilgang til. Står denne på «seg selv» vil personen kun ha tilgang til å godkjenne sine egne timer under «Godkjenn». Valgmuligheter: Seg selv, personer personen er gruppeleder for, prosjekter personen er prosjektleder for eller alle. Obs: For å ha tilgang til prosjektgodkjenningen må «prosjekter personen er prosjektleder for» eller «alle» velges under «Gjelder for».
- Se timebank: Gir brukeren tilgang til å se seg selv / andre i timebanken. Valgmuligheter: Seg selv, brukere personen er gruppeleder for eller alle. Er det ønskelig at brukeren kun ser seg selv i timebanken bør «seg selv» velges.
- Lese ordre: Gir brukeren tilgang til å se ferdigstilte ordre for prosjekter med valgt tilgang. Valgmuligheter: Alle prosjekter eller prosjekter personen er prosjektleder for.
- Lage og endre ordre: Gir brukeren tilgang til å opprette ordre. Valgmuligheter: Alle prosjekter eller prosjekter personen er prosjektleder for.
- Lage og endre lønnsgodkjenninger: Gir brukeren tilgang til å kjøre lønn via Busy uten å være en administrator.
- Endre prosjekter: Gir brukeren tilgang til alle prosjekter uten å være prosjektleder. Ved å ha denne rettigheten vil brukeren få alle prosjekter under «Mer» -> «Prosjekter» i sidemenyen, og har tilgang til å redigere innstillingene og se rapporter knyttet til prosjektene.
- Opprette prosjekter: Gir brukeren tilgang til å kunne opprette prosjekter i Busy uten å være administrator.
- Administrere kunder: Gir brukeren tilgang til å slette, endre og opprette kunder i Busy uten å være administrator.