Slik setter du opp og bruker prosjektbudsjetter.
Ved å være på MAX-planen i Busy vil du få tilgang til avanserte prosjekt- og brukerbudsjetter. Dette vil gi deg en god oversikt over hvordan bedriftens prosjekter og de ansatte ligger an.
Hvordan sette opp prosjektbudsjetter?
Prosjektbudsjetter setter du opp for hvert enkelt prosjekt inne på «Prosjekter» → [Prosjektet du vil ha budsjett på]. Ved å bla ned på prosjektsiden eller trykke på «Budsjett» i sidemenyen kan du skru på «Budsjett» for prosjektet.
Her har du ulike valgmuligheter for hvordan du vil at budsjettet ditt skal være.
- Budsjettype: Her kan du velge om du skal budsjettere etter beløp eller antall timer.
- Budsjetter etter: Her kan du velge hva som skal tas utgangspunkt i når det settes opp et budsjett. Du kan velge mellom arbeidstyper, brukere og prosjekt.
- Totalt beløp/Totalt antall timer: Dersom du budsjetterer etter prosjekt vil du sette opp enten et totalt beløp eller totalt antall timer som er tilgjengelig til bruk på prosjektet. Dersom du har valgt å budsjettere etter arbeidstyper eller brukere vil du sette opp total sum/antall timer per arbeidstype eller bruker.
- Nullstill budsjett: Til slutt kan du velge om budsjettet skal nullstilles. Dersom du for eksempel ønsker oversikt over hvor mange timer som skal føres på et prosjekt per måned, kan du velge at budsjettet skal nullstilles månedlig.
Budsjetter etter budsjett/arbeidstyper/brukere
Prosjekt
Ved å budsjettere etter prosjekt setter du opp totalt antall timer eller et totalbeløp som er tilgjengelig på prosjektet. Du kan også velge om dette budsjettet skal nullstilles, eller være et løpende budsjett.
Arbeidstyper
Ved å budsjettere etter arbeidstyper setter du opp totalt antall timer eller et totalbeløp per arbeidstype på prosjektet. Det viser da kostnaden eller timene tilgjengelige til bruk for arbeidstypen på prosjektet.
Ved å budsjettere etter «Arbeidstyper» vil du få opp en kolonne for «Budsjett» ved siden av arbeidstypene på prosjektet. Her kan du definere antall timer eller beløp som er tilgjengelig til bruk.
Brukere
Å budsjettere etter brukere blir lignende som å budsjettere etter arbeidstyper, og gjøres ved å sette opp totalt antall timer eller totalbeløp per bruker på prosjektet.
Ved å budsjettere etter «Brukere» vil du få opp en kolonne for «Budsjett» ved siden av medlemmene på prosjektet. Her kan du definere antall timer eller beløp som er tilgjengelig til bruk.
Budsjettrapport
Når prosjektbudsjettet er satt opp finner du en oversikt over hvordan du ligger an i forhold til budsjettet under «Rapporter» → «Budsjettrapport».
Alle budsjettene i bildet under er budsjettert etter timer ført på prosjekter. For eksempel har prosjekt 1 (øverst) et månedlig budsjett, og du ser at «Periode» er spesifisert.
Under «Status» får du oversikt over hvor mye du har benyttet av budsjettet som er satt opp, som på bildet under.
På prosjekt 3 (nederst) ser du at statusen er rød og har fått over 100%, som betyr at man har gått over budsjettet.
Bildet er også et eksempel på hvordan rapporten kan se ut dersom man har valgt å budsjettere per arbeidstype på et prosjekt: Ved å trykke på «Prosjekt 1» vil man få opp alle arbeidstypene på prosjektet, og se hvordan man ligger an i forholdet til budsjettet per arbeidstype. Dersom man heller velger å budsjettere etter brukere vil arbeidstyper vil være byttet ut med brukere.
Brukerbudsjetter
Med MAX-planen kan du også sette opp egne brukerbudsjetter for dine ansatte og få en oversikt over deres lønnsomhet. Informasjon om hvordan du setter opp brukerbudsjetter og tar i bruk lønnsomhetsrapporten finner du i vår hjelpeartikkel: «Lær mer om lønnsomhetsrapporten».
Andre relevante artikler
Med MAX-planen får du tilgang til alle kraftige verktøy i Busy. For å få maks utbytte av Busy anbefaler vi at du leser vår hjelpeartikkel om bruk av timerapporten og kapasitet, i tillegg til vår generelle oversikt over rapporter i Busy.